Centric Lösungen zum internen Kontrollsystem (IKS)

Qualitäts- und Sicherheitsnetz für SAP® HCM

Zur Qualitäts- und Sicherheitskontrolle sowie zur Revision stellt Centric mit dem Programmpaket QuSi dem Personalbereich und der internen Revision wichtige Instrumente zur Verfügung. Es trägt den Anforderungen von Corporate Governance, Sarbanes Oxley und Basel II Rechnung, um Manipulationen, Betrug und Fehler im Bereich HCM aufzudecken und das operationale Management bei der Sicherstellung von Abläufen zu unterstützen. Prozesse werden dokumentiert und für die Revision in übersichtlicher Form bereitgestellt.

Das Paket ist geschaffen für die Kontrolle und Dokumentation für die Prozesse:

  • Customizing der Lohnarten
  • Stammdatenverwaltung
  • Abrechnung
  • Zahlungsläufe

 

Das Lösungspaket besteht aus 5 Modulen:

  • LGA - Bearbeitung und Qualitätssicherung von Lohnarten
  • INF - Anzeigen und Bearbeiten Infotypen Personaladministration
  • PLK - Tool zum Verifiziern der Abrechnungsergebnisse
  • PLX - Payroll Quality Monitoring Tool
  • REV - Revisionstool für den Zahlungsausgang aus HR

 

 

LGA - Tool zur Verprobung und Dokumentation der Lohnarten.

Entscheidend für die Qualität der Abrechnung ist die richtige Schlüsselung und Anwendung der Lohnarten. Die betriebsindividuell gestaltete Dokumentation gibt weitere Information und Sicherheit für den Anwender, Prozesse werden transparenter. LGA ermöglicht interaktiv:

  • Lohnartenvergleich
  • Systematische Kontrolle und Fehlersuche
  • Erstellen von Verwendungsnachweisen
  • gezielte Änderungen / Dokumentation

Mit frei gestalteten Übersichtslisten können beliebige Verarbeitungsklassen, Kumulationen, Durchschnitte und Bewertungsgrundlagen so ausgewählt und gruppiert werden, dass eine Kontrolle einfach möglich ist. Verschiedene Lohnarten können miteinander oder mit Mandant 000 verglichen werden, Differenzen werden markiert.

Ein Verwendungsnachweis von Lohnarten in Abrechnungsregeln und Schemen sowie in Bescheinigungen und Transportaufträgen ermöglichen den optimalen Einsatz des Tools im Changemanagement. Per Doppelklick kann interaktiv in die Detailansicht und weitere Pflege der Lohnarten verzweigt werden. Für Eingabelohnarten beinhaltet die Detailanzeige die Eingabesteuerung, Zulässigkeit und Zeitbindung.

INF- Anzeigen und Bearbeiten Infotypen Personaladministration.

Das Tool INF analysiert und dokumentiert die standard- und kundeneigenen Infotypen der Mitarbeiter.

Folgende Fragen können beantwortet werden:

  • Welche Infotypen hat ein Mitarbeiter?
  • Welche ausgewählten Infotypen sind für welche Mitarbeiter belegt?
  • Welche bestimmten frei ausgewählten Felder aus bestimmten Infotypen sind für welche Mitarbeiter belegt?
  • Welche bestimmten Werte und Wertekombinationen sind in Infotypen von welchen Mitarbeitern belegt?

Eine größere Zahl von Änderungen aus betrieblichen, steuerlichen oder anderen Gründen sind schnell zu erledigen. Die Realisation des Vier-Augenprinzips ist mit Hilfe dieses Programms leicht durchzuführen. Zunächst werden die Daten gesperrt erfasst und dann von einer zweiten Person freigegeben. Es können hierzu gesperrte Infotypen als Baumstruktur zur Freigabe per Doppelklick angeboten werden. Damit ist diese Prozesskette lückenlos realisiert.

PLK - Tool zum Verifizieren der Abrechnungsergebnisse.

Abrechnungssicherheit bedeutet, dass nach der Abrechnung, Buchungsüberleitung und Zahlungsüberweisung keine Korrekturen und dadurch aufwändige Rückrechnungen vorgenommen werden müssen.

Für Warnmeldungen typische Beispiele sind, wenn:

  • ausgetretene Mitarbeiter noch Geld erhalten,
  • doppelte Überweisungen vorhanden sind,
  • Empfängerkonten mit falscher Prüfziffer erkannt werden,
  • Krankenkassen unvollständig angelegt sind,
  • Geringverdienerlimit überschritten ist,
  • Technische Inkonsistenzen bestehen, usw.

Pro Sachbearbeiter kann ein Protokoll mit Fehlern und Warnungen zur Bearbeitung ausgegeben werden. Durch den direkten Absprung in das Abrechnungsergebnis und Abrechnungsformular eines Mitarbeiters besteht die Möglichkeit einer effektiven und schnellen Fehleranalyse.

PLX - Payroll Quality Monitoring Tool.

Dieses Tool ermöglicht die fortlaufende und nachweisbare Überwachung der Abrechnungsüberprüfung. Damit wird die Kontrolle revisionssicher.

Jeder Lauf kann unter einer fortlaufenden Nummer protokolliert werden. Auch die Bearbeitung kann in einer eigenen Datei unter automatischer Aufzeichnung von Benutzer, Datum und Uhrzeit festgehalten und gegebenenfalls durch einen Bearbeitungsvermerk ergänzt werden.

Auf dieser Datenbasis setzt das neue Tool auf und ermöglicht ad hoc die Beantwortung der für das Qualitätsmanagement entscheidenden Fragen:

  • Welche prüfrelevanten Vorgänge wurden erkannt?
  • Welche Vorgänge wurden bisher bearbeitet?
  • Welcher Prozentsatz ist noch offen?
  • Wie sind die offenen Vorgänge zu bewerten?
  • Welchen Bereichen können die Vorgänge zugeordnet werden?

Dabei kann interaktiv zwischen unterschiedlichen Layouts, Gruppenbegriffen, und Sortierungen gewählt werden.

REV - Revisionstool für den Zahlungsausgang aus HR.

Die Gesamtsumme der Zahlungsüberweisungen ist ohne maschinelle Unterstützung nur schwer zu verifizieren bzw. zu kontrollieren. Die Aufspaltung der Daten in kleinere Kontrolleinheiten wie Abteilung, Mitarbeiterkreis, Tarifgruppe oder Betragskategorien ermöglicht eine effektive Kontrolle. Zahlungen auf gleiche Bankkonten können ausgewiesen werden. Interaktiv kann bei auffälligen Ungereimtheiten direkt in die Abrechnung eines Mitarbeiters verzweigt werden.

Eine Darstellung über die letzten sieben Monate oder der Vergleich des aktuellen Zahlungslaufes mit dem Vormonat, bietet eine weitere Möglichkeit, Abweichungen und Fehler zu erkennen. REV ist ein flexibles Tool, das der Revision eine Reihe von Instrumenten an die Hand gibt, um die Revision den jeweiligen Prüfaufgaben anzupassen.