P&I LOGA Reisekostenabrechnung

Regelmäßige Organisation und Abrechnung von Geschäfts- und Dienstreisen erfordert eine effiziente und wirtschaftliche Verwaltung. Jeden Monat müssen Inlands- und Auslandsübernachtungen, unterschiedlichste Reisespesensätze sowie die korrekte steuerliche Behandlung und Verbuchung der Belege berücksichtigt werden. Mit dem P&I LOGA Modul „Reisekostenabrechnung“ kann die Administration erheblich vereinfacht und Aufwand sowie Kosten in Ihrem Unternehmen reduziert werden, denn komplexe Funktionen wie z.B. unterschiedliche Reisekostensätze und Pauschalen sind automatisch integriert.

Die P&I LOGA Reisekostenabrechnung ermöglicht in Verbindung mit dem Mitarbeiter- und Führungskräfte-Portal P&I HCM einen dezentralen Zugriff, damit die Mitarbeiter jederzeit und überall ihre Reisekostenabrechnung online durchführen können. Über das Portal haben sie jederzeit einen Einblick auf den aktuellen Status der jeweiligen Dienstreise.

Webbasiertes Travel Management

Das Reisekostenabrechnungsmodul in P&I LOGA ermöglicht in Verbindung mit P&I HCM ein effizientes Arbeiten über standardisierte Workflows durch die ressourcensparende Interaktion des Reisenden mit allen beteiligten Erfassungs-, beziehungsweise Abrechnungsstellen im Unternehmen oder der Verwaltung.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Reisedaten sind nur noch einmal zu erfassen und die erforderlichen Beteiligten werden mittels elektronischem Workflow automatisch in den Reisekostenabrechnungsprozess involviert. Der Mitarbeiter erfasst den Dienst- bzw. Reisekostenantrag zu Hause, unterwegs oder im Büro in P&I HCM. Der Vorgesetzte oder die Führungskraft sieht den Antrag in P&I HCM in den zu bearbeitenden Vorgängen, die er daraufhin in P&I HCM genehmigt. Der reisende Mitarbeiter erfasst die Reisekosten über den in P&I HCM wählbaren Self Service für die Reisekostenabrechnung. Die Belege schickt er per Post an die Personalabteilung. Diese prüft die Belege und zahlt die Beträge über das angeschlossene Lohn- und Gehaltswesen aus.

Weitere Vorteile:

Bereits bei Erfassung des Dienstreiseantrages durch den Mitarbeiter wird über P&I HCM geprüft, ob die Modalitäten der Travel Policy eingehalten wurden. Nach Freigabe durch die Führungskraft erfolgt dann die tatsächliche Buchung beim Reisebüro oder direkt in einem Buchungssystem, sodass die komplette Abwicklung der Dienstreise über P&I HCM erfolgen kann.

Als besonderes Tool bietet das Travel Management in P&I HCM dem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Reisekostenabrechnung online anzusehen, auszudrucken oder als Datei auf seinem PC zu speichern. Sobald der Status „Zahlung angewiesen“ erreicht ist, kann ihm die Reisekostenabrechnung über P&I HCM zur Verfügung gestellt werden.

Funktionen

Die Reisekostenabrechnung in P&I LOGA berücksichtigt:

  • Alle geltenden einkommensteuerrechtlichen Regelwerke für Inlands- und Auslandsreisen
  • Regelwerke des öffentlichen Dienstes (auch Richtlinien hinsichtlich von Umzug und der Verordnungen bezüglich von Trennungsgeld und Auslandsreisekosten sind enthalten.)
  • innerbetriebliche Reisekostenrichtlinien
  • Steuergesetzgebung
  • interne Verbuchungsregeln

Die gesetzlich festgelegten Höchstgrenzen und firmeninterne Erstattungen werden in Tabellen hinterlegt und bei der Berechnung automatisch herangezogen. Somit lassen sich multinationale Dienstreisen spielend abrechnen.

Alle nationalen und internationalen Reisekostensätze (inkl. besondere Städte) gemäß Einkommensteuerrecht und der Bundes-/ Landesreisekostengesetze, die in P&I LOGA enthalten sind, unterliegen der Systemwartung. Die Eingaben in das System erfolgen durch den Sachbearbeiter oder durch die Mitarbeiter (in Verbindung mit dem Mitarbeiterportal in P&I HCM mit integriertem Workflow).

Vereinfachung der Reisekostenabrechnung:

  • Eingabe anhand vordefinierter Belege
  • Definition von tagesgenauen Währungstabellen (bzw. automatische Aktualisierung via Internet in Verbindung mit dem Portal in LOGA®erm) bei Fremdwährungsbelegen
  • Einfache Eingaben von Fahrtkosten, unentgeltlichen Mahlzeiten, Grenzübertritte
  • Stichtagsbezogene Änderungen der steuerrechtlichen und/oder firmeninternen Reisekostenregelungen durch tagesgenaue Abrechnung möglich
  • Ermittlung und Ausweis von Hinzurechnungen bzw. Werbungskosten
  • Möglichkeit, steuerfreie Verpflegungspauschalen zum Andruck auf der Lohnsteuerkarte an das Lohn- und Gehaltssystem zu übergeben
  • Berücksichtigung von Vorschüssen
  • Bei Bewirtungsbelegen: Berücksichtigung der 80/20-Regelung für die Vorsteuerermittlung
  • Erstattung der Reisekosten: Bar, per Datenträger/Datenfernübertragung, über Lohn/Gehaltsabrechung oder auch auf andere Spesenbankverbindungen
  • Möglichkeit, steuerpflichtige Anteile an Lohn/Gehaltsabrechnung zu übergeben (Unterscheidung zwischen pauschal und individuell versteuerten Reisekosten möglich)
  • Die Übergabe der Kosten an ein Finanzbuchhaltungssystem ist auch mit weit aufgefächerter Kostenverteilung möglich. Die Kontierung kann z.B. reiseartbezogen vorgenommen werden. Einzelne Kostenarten können auch abweichend kontiert werden.

Verschiedenste Auswertungen sind schon in der Standardversion enthalten. Firmenindividuelle Auswertungen der Reisedaten und der Abrechnungsergebnisse sind mit dem Reportingtool von P&I LOGA leicht zu erzeugen.