IQAkte® Personal - die digitale Personalakte von IQDoQ

Damit Sie sicher sein können, dass Ihre Dokumente auch in der Zukunft noch unverändert verfügbar sind, nutzt die IQAkte Personal TÜViT-zertifizierte Technologie.

Die zugrunde liegende Basis, das Dokumentenmanagement-System HyperDoc von IQDoQ, wurde 2009 durch die TÜViT gemäß den Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen zertifiziert und befindet sich aktuell in der Re-Zertifierung. So sind Ihre Dokumente garantiert sicher verwaltet.

Und damit auch Ihre Dokumentation auf der sicheren Seite ist, liefern wir die vorausgefüllte Muster-Verfahrensdokumentation für die IQAkte Personal in einer Dokumentationsakte gleich mit.

Um nicht nur die Auskunftsfähigkeit in der Personalabteilung zu erhöhen, sondern auch die Arbeitsabläufe effektiv zu unterstützen, braucht es mehr als nur eine digitalisierte Papierakte. Die IQAkte Personal verfügt über ein integriertes Workflow-Management. Damit werden sowohl standardisierte Abläufe - beispielsweise die Bearbeitung von Bewerbungen – als auch spontane Aufgaben wie Freigaben und Dokumenterzeugung effizient unterstützt.

Analysen und Fristenverwaltung, Korrespondenz über E-Mails und Word, Gehaltslisten und Stammdaten – die standardmäßige Integration der IQAkte Personal sorgt für optimale Arbeitsabläufe. Sie möchten aus SAP in die digitale Personalakte eines Mitarbeiters springen? Kein Problem! Und selbstverständlich funktioniert auch der umgekehrte Weg. So arbeiten Sie einfach, schnell und sicher – ohne Medienbrüche.

Mit der IQAkte Personal verwalten Sie nicht nur alle Mitarbeiterdokumente effizient, sondern erzeugen auf Knopfdruck auch personalisierte Anschreiben. Ob als Einzel- oder Serienbrief, mit oder ohne Barcode – mit unserer digitalen Personalakte stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen.

Ein Beispiel: Alle Vertriebsmitarbeiter müssen eine neue Vertraulichkeitserklärung unterschreiben? Selektieren Sie die entsprechenden Mitarbeiter in der IQAkte Personal und erstellen Sie auf Knopfdruck einen Serienbrief mit integriertem Barcode. Sobald Sie die unterzeichneten Erklärungen einscannen, werden diese automatisch in der zugehörigen digitalen Personalakte gespeichert.

So gewinnen Sie Zeit für die wirklich wichtigen Dinge! Selbstverständlich können Sie Dokumente auch per E-Mail versenden.

Damit auch HR-Dokumente, die nicht explizit einer Personalakte zuzuordnen sind – beispielsweise Betriebsvereinbarungen und Verträge mit Personal-Dienstleistern sicher aufbewahrt und jederzeit abrufbar sind, bietet die IQAkte Personal ein digitales Office. Die Struktur dieser zentralen Ablagemöglichkeit können Sie dabei ganz nach Ihren Wünschen anlegen.

In der ebenfalls enthaltenen Dokumentationsakte werden darüber hinaus alle Unterlagen zur Systemdokumentation und Wartung der IQAkte Personal aufbewahrt. Hierzu gehört auch die vorgefertigte Muster-Verfahrensdokumentation auf Basis des Regelwerks "Verfahrensdokumentation" der TÜV Informationstechnik GmbH und des Verbands für Organisations- und Informationssysteme.

Wie verhält sich die Altersstruktur im Unternehmen? Wie viele Mitarbeiter befinden sich in Elternzeit und welchen Standorten sind diese zugeordnet? Das sind nur zwei von vielen Fragestellungen, die Sie für eine vorausschauende Personalplanung im Blick haben müssen. Antworten liefert die IQAkte Personal mit ihrer zusätzlichen Komponente IQAkte Analytics.

Getreu dem Motto Einfach-Schnell-Sicher können alle in der Personalakte oder in anderen Fachanwendungen gespeicherten Daten und Dokumente direkt aus der Akte heraus auf Knopfdruck analysiert und ausgewertet werden. Dabei gilt auch hier das feingranulare Rechtekonzept der digitalen Personalakte: Daten auswerten darf nur derjenige, der über die benötigten Zugriffsrechte verfügt.