Begis Postbearbeitung & Digitalisierung

Postbearbeitung

Bereits im Posteingang wird der Grundstein für einen digitalisierten Workflow gelegt. Die BEGIS hat speziell für die tägliche Belieferung der kundenseitigen Workflowsysteme eine zentrale Postbearbeitung eingeführt. Innerhalb kürzester Zeit nach Posteingang steht Ihnen die Post digital zur Verfügung, entweder in Ihrem oder in einem von BEGIS bereitzustellenden Workflowsystem.

Die Dienstleistung von BEGIS erstreckt sich von der Organisation der Posteingangskanäle bis hin zur Bestückung Ihrer nachgelagerten Systeme, ganzheitlich und durchgängig. Die Postbearbeitung und Digitalisierung erfolgt im Datenschutzbereich in einer eigenständigen Einheit und mit besonders geschultem Personal.

Jeder Beleg wird OCR (Optical Character Recognition) durchlaufen, maschinell klassifiziert und der Inhalt erkannt. Die Mitarbeiter von BEGIS prüfen die Belege qualifiziert und korrigieren bei Bedarf falsch erkannte Informationen wie Dokumentenart, Personalnummer oder auch andere Identifikationsmerkmale.

  • Postannahme
  • Postbearbeitung
  • Digitalisierung
  • Belegqualifizierung, Inhaltserkennung und Qualitätssicherung
  • Digitale Postverteilung
  • u.v.m.

Wollen Sie die Vorteile der Digitalisierung konsequenter nutzen und Daten an die Folgesysteme übertragen? Mit der konfigurierbaren Schnittstelle beliefert BEGIS quasi als „Abfallprodukt“ Ihre digitale Personalakte mit Dokumenten und Attributen oder Ihr Abrechnungssystem mit erkannten und plausibilitätsgeprüften Daten von Geschäftsvorfällen.

Digitalisierung

Nach der grundsätzlichen Entscheidung, die digitale Personalakte einzuführen, müssen noch eine Reihe von Entscheidungen auf den Weg gebracht werden. Insbesondere der Detaillierungsgrad spielt sowohl für den Umgang Ihrer Mitarbeiter mit der Akte als auch für den notwendigen Aufwand, die vorhandenen Papierakten der digitalen Personalakte zuzuführen, eine große Rolle. Die reine Verscannung kann sicherlich jeder Scanndienstleister für Sie bewältigen. Fordern Sie allerdings einen vernünftigen Detaillierungsgrad oder gar eine Selektion von Belegen, dann brauchen Sie einen Partner mit qualifiziertem Personal.

Wenn Sie mehr wollen, als nur die Alt-Akten in einem Register zu haben, so ist es unerlässlich, die Einzelbelege zu Dokumenten zusammenzufassen und dabei zweifelsfrei einer Dokumentenart zuzuordnen. Um dies qualifiziert zu bewerkstelligen, müssen die BEGIS Mitarbeiter Ihre Belege kennen lernen. Die Einarbeitung der Mitarbeiter ist unabdingbar. Nur so erreicht die BEGIS ein hohes Maß an Qualität und Geschwindigkeit.

Sie können der BEGIS entweder die Belege liefern oder sie werden mit verplombten Transportbehältern abgeholt.

Die BEGIS scannt die Belege mit ihren Hochleistungsscannern. Sie verarbeitet vom Passfoto bis zum A3-Beleg und vom jahrzehntealten Butterbrotpapier bis hin zum Aktendeckel, in einem Durchgang!

Die BEGIS attributiert (Zuordnen zu Dokumentenarten) jedoch nicht nur die Belege: nach Ihren Vorgaben gleicht sie Daten ab, sortiert auf Basis von Negativlisten Belege aus und beliefert jedes beliebige Zielsystem; ob PDF/A oder TIFF, ob mit oder ohne OCR, ganz nach Ihren Wünschen!